Tietosuojaohje ja henkilötietojen käsittely
Tietosuojaohje ja henkilötietojen käsittely
EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen GDPR:n mukaan (EU 2016/679) art. 30 sekä Tietosuojalaki (1050/2018)
Käsittelyn nimi
Kansalaisopisten kurssihallinto-ohjelma
Henkilötietovastaava
Pedersören kunta/Pedersöre medborgarinstitut-kansalaisopisto
Yhteyshenkilö käsittelyn koskevissa asioissa
Kansalaisopiston rehtori
Tietosuojavastaava
Kunnan tietosuojavastaava, Lisa Ahlvik, sähköposti: dpo@pedersore.fi
Oikeudet
Kansalaisopiston vakituinen henkilökunta ja henkilökunta, joka hoitaa kurssimaksujen laskutusta.
Käsittelyn tarkoitus
Henkilötiedot kerätään, jotta kurssilaiset ja opettajat voidaan yksiselitteisesti tunnistaa ja jotta kurssimaksut ja palkat ohjautuvat oikealle henkilölle.
Käsittelyn laillinen peruste
Sopimukset, Laki vapaasta sivistystyöstä 632/1998, §24
Rekisteröityjen ryhmät
Kurssilaiset, huoltajat, opettajat, työntekijät.
Henkilötietoryhmät
Pakolliset tiedot: etu- ja sukunimi, henkilötunnus, osoite ja sähköpostiosoite. Alaikäisten lasten osalta rekisteröidään myös huoltajan tiedot, koska huoltaja on vastuussa lapsen kurssimaksuista.
Vapaaehtoiset tiedot: matkapuhelinnumero
Tietoja käytetään kurssilaisten ja opettajien tunnistamiseen, postitukseen, ilmoittautumisjärjestelmän käyttäjätunnukseen sekä henkilökohtaisiin tiedotteisiin.
Opettajien osalta kerätään lisäksi tiedot, joita tarvitaan palkan määräytymisperusteena sekä palkanlaskentaa varten.
Google Analytics käyttää evästeitä kerätäkseen anonyymisti tietoa siitä, miten kävijät käyttävät verkkosivustoa. Tallennettavia tietoja ovat esimerkiksi sivunäyttöjen määrä, miten kävijät löysivät sivuston sekä käyntien lukumäärä. Tarkoituksena on auttaa meitä parantamaan sivuston käytettävyyttä.
Arkaluonteiset henkilötiedot (erityisen suojattavat) henkilötiedot
Alaikäisen yhteystiedot, mahd. terveyteen liittyvät tiedot, allekirjoitus tai käyttäjänimi
Henkilötunnusten käsittely
Henkilötunnusta voidaan käsitellä, kun rekisteröidyn tunnistaminen sitä edellyttää.
Tietolähteet
Henkilötiedot kerätään kurssilaisten ja opettajien tilin rekisteröinnin yhteydessä.
Vastaanottajaryhmät
Lakisääteinen tilastointi Opetushallitukselle ja Tilastokeskukselle:
Sukupuoli, äidinkieli, koulutustaso, pääasiallinen toiminta.
Henkilötietojen käsittelijät
Creamarketing Ab Oy, Ratakatu 7, 65100 VAASA, puh. 010 421 8860
Tietojen säilytysajat tai niiden määrittämisperusteet
Henkilötietoja seulotaan jatkuvasti, jolloin arvioidaan, onko henkilötietojen käsittelyn tarkoitus edelleen olemassa. Arkaluonteiset henkilötiedot poistetaan mahdollisimman pian.
Tekniset ja organisatoriset turvatoimet
A. Manuaalinen aineisto
Tietoja säilytetään lukituissa tiloissa tai lukituissa laatikoissa ja kaapeissa.
B. Sähköinen rekisteri
Henkilökohtainen sisäänkirjautuminen AD:n kautta. Käyttöoikeuksien valvonta. Salasanan salaus.
Valvottu palvelin, lukittu ja hälytyslaitteella varustettu tila. Päivittäinen varmuuskopiointi.
Rekisteröidyn informointi
Tietosuojaselosteet ovat nähtävillä seruaavissa paikoissa:
Pedersören kunnantalon infotiski (Skrufvilankatu 2, FI-68910 Pännäinen)
Pedersören pääkirjaston lainaustiski (Vaasantie 1, FI-68910 Pännäinen)
Rekisteröidyn oikeudet
Rekisteröidyllä on oikeus saada tietoonsa, mitä tietoja hänestä on tallennettu rekisterinpitäjän järjestelmiin, pyytämällä rekisteriote.
Rekisteröidyllä on oikeus vaatia, että rekisterinpitäjä ilman aiheetonta viivytystä korjaa mahdolliset puutteelliset tai virheelliset henkilötiedot.
Rekisteröidyllä on tietosuoja-asetuksen (GDPR) mukaiset oikeudet, kuten oikeus kieltää rekisterinpitäjää luovuttamasta hänen tietojaan suoramarkkinointia tai muuta vastaavaa käyttöä varten.
Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus väitetystä henkilötietojen käsittelyä koskevasta rikkomuksesta tietosuojavaltuutetulle.